La Oficina Española de Patentes y Marcas, uno de los mayores desafíos en digitalización

Dependiente del Ministerio de Industria y Turismo, la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) es una institución con más de 200 años de antigüedad, conocida hasta 1992 como Registro de la Propiedad Industrial.

Su función principal es servir de registro de una propiedad especial: las invenciones y los signos distintivos (marcas y nombres comerciales). A lo largo de los años, además, ha sumado funciones adicionales, como la difusión de la propiedad industrial y sus beneficios, ofrecer información tecnológica y, por último, vocación de cooperación internacional en un sector que ya desde el siglo XIX se encuentra en proceso de homogeneización entre los diferentes estados y a distintos niveles, tanto internacional como regional.

Los Líderes Peruanos fueron recibidos por una amplia delegación de la OEPM integrada por José María Calleja, secretario general; Ana Urrecha, directora del Departamento de Coordinación Jurídica y Relaciones Internacionales; Begoña Martínez, coordinadora del Área de Sistemas y Desarrollo; Pablo López Unceta, jefe de área de Coordinación Administrativa, y Águeda Fole, jefe de servicio del Departamento de Coordinación Jurídica y Relaciones Internacionales.

Según explicaron a los Líderes, la OEPM ha iniciado un nuevo Plan Estratégico 2025-2027. “Tenemos cuatro objetivos estratégicos”, señaló Ana Urrecha: “promover un uso estratégico de la propiedad industrial, que sea un activo valioso para emprendedores y empresas; calidad en los procedimientos y abordar la transformación digital de manera inteligente; proporcionar un entorno de trabajo motivador; y fomentar la cooperación y promover el posicionamiento de la OEPM en el contexto internacional”.

En este ámbito internacional, la institución se encuentra bajo el paraguas de la Unión Europea y forma parte de sus organismos. También forma parte del programa latinoamericano de Propiedad Industrial y realiza cooperación bilateral con muchos países, ya que “las realidades a las que nos enfrentamos son muy similares”.

En el caso de Perú, Ana Urrecha explicó que “tenemos un Memorando de Entendimiento con Indecopi desde hace años y realizamos intercambios fluidos. Formamos parte de manera conjunta del programa IBEPI y trabajamos en proyectos regionales. Tenemos un programa de capacitación en búsqueda e información tecnológica, y una intensa actividad de formación: webinarios, seminarios, etcétera. La riqueza de tener un idioma común nos facilita la realización de este tipo de actividades”.

Begoña Martínez de Miguel, por su parte, explicó cómo se ha llevado a cabo la digitalización de procesos en la OEPM. En este sentido, conseguir eliminar totalmente el papel ha supuesto un gran esfuerzo. “Todavía recuerdo ver transportar los ficheros de papel en carritos de la compra. Eso ha desaparecido, pero hasta hace poco era una realidad”.

Para lograrlo no han podido servirse de aplicaciones generalistas que sirven en otros departamentos, ya que “los derechos de propiedad industrial necesitan de un desarrollo muy específico, son sistemas de tramitación con muchas especificidades”. Por este motivo han tenido que desarrollar y mantener sus propias aplicaciones, algo que hace que los procesos de contratación pública sean muy complejos.

Por otro lado, en los últimos años la entidad ha modernizado su página web. “Era una página muy poco atractiva, aunque muy rica en contenidos. La mayor queja de los usuarios era que resultaba muy difícil de navegar salvo para un usuario experto. Pusimos en producción una web totalmente diferente, con el objetivo de que los usuarios ‘amateur’ se encontraran de forma sencilla con la información requerida”.

También se reformó la sede electrónica, que actualmente permite realizar el 100 % de los trámites de forma telemática. “Hemos ido trabajando en accesibilidad y en hacer los sistemas accesibles para aumentar la solicitud electrónica” hasta conseguir que el 90% de las solicitudes que tramitan se hagan a través de esta vía.

Otro aspecto importante es el de la actualización de los servicios de pago. “Tenemos un porcentaje altísimo de pagos por sede electrónica. Pero las pasarelas de pago son bastante obsoletas. Ahora mismo se está trabajando en cambiar no solo su aspecto, sino el flujo de pago”.

También ha sufrido un cambio revolucionario el acceso a los expedientes y el Boletín Oficial de Propiedad Industrial (BOPI), que permiten acceder fácil y rápidamente a los expedientes.
Todas estas novedades se han realizado de cara al ciudadano. Pero a nivel interno se ha llevado a cabo un exhaustivo proyecto de digitalización. Un proceso muy ambicioso que consiguió pasar en poco tiempo de un sistema de tramitación en papel a otro completamente electrónico. 

Por lo que respecta a la atención a la ciudadanía, la OEPM ofrece, además de la página web, un servicio de información establecido en capas, que comienza con un call center y servicios de segundo nivel para consultas más especializadas. Los Líderes debatieron sobre la posibilidad de disponer de un chatbot en la página web para ayudar a los usuarios a resolver sus dudas. 

En este sentido, Pablo López explicó que la OEPM empezó en 2021 a desarrollar un chatbot. Mucho antes de la explosión de asistentes como ChatGPT o Copilot, que ocurrió en 2024. “Hoy en día nos hemos visto superados por la tecnología gratuita de las Inteligencias Artificiales. Ahora mismo lo tenemos cerrado. El problema de la Propiedad Industrial es que es muy compleja a nivel de plazos, costes, licencias, sublicencias… Estamos valorando si a día de hoy merece la pena tener un chatbot propio”.

Un problema añadido, tanto en España como en Perú, es el riesgo reputacional de un chatbot poco efectivo. “En el Perú”, señaló Katia Peñaloza, “hay un prejuicio contra los chatbots de las instituciones: si le preguntas a un chatbot institucional y no te da la respuesta que necesitas hay un riesgo reputacional”. En casos como el de la OEPM, además, se corre un riesgo añadido: “Nuestra materia es muy compleja y corres el riesgo de dar una mala respuesta que pueda tener consecuencias económicas importantes”, señaló José María Calleja.

Asistentes a la reunión:

▪️ José María Calleja, secretario general de la OEPM

▪️ Ana Urrecha, directora del Departamento de Coordinación Jurídica y Relaciones Internacionales

▪️ Begoña Martínez, coordinadora del Área de Sistemas y Desarrollo

▪️ Pablo López Unceta, jefe de área de Coordinación Administrativa

▪️ Águeda Fole, jefe de servicio del Departamento de Coordinación Jurídica y Relaciones Internacionales

Resumen Ejecutivo en PDF